TIPOS DE CORRESPONDENCIA
No es muy útil informar a los clientes, si lo vamos a hacer con un estilo y manejando palabras pesadas de leer o que no se llegan a comprender bien. En este documento vamos a intentar enseñar las claves generales para la correcta redacción de cartas comerciales, y las diferentes partes que debemos indicar para conseguir al final una buena comunicación: En esencia, para conseguir una respuesta que sea satisfactoria.
• Carta
• Oficio
• Constancia
• Circular
• Informe
• Certificado
• Reglamento
• Instructivo
• memorandum
• acta
• acuerdo
• edicto
• vale recibo
• miuta
• oden del dia
• programa
• Carta
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
México D.F. a 20 de Enero de 2009
A quiencorresponda:
El presente tiene como finalidad recomendar al Lic. Emilio Iturbe, portador del IFE XXXXXX, dando fe de sus aptitudes personales, su gran esfuerzo laboral y trabajo en equipo.
El Sr. Emilio Iturbe trabajó para la empresaEjemplo de SA de CV por un periodo de cuatro años en el departamento de Mercadotecnia, desempeñando una labor excelente que representó en el crecimiento del 10% de las ventas totales de los productos a su cargo. La salida de empresa se da por decisión propia.
Quedó a sus órdenes para cualquier aclaración o duda.
Atentamente
Mauricio del Moral Durán
Director General
Ejemplos de carta de recomendación .COM S.A. de C.V.
email@google.com.mx
55 55 55 55
• Oficio
La carta "Oficio" es un texto dedicado puramente a la información de tipo oficial o carácter protocorial procedente de una institución pública o privada.
Pasos para la redacción:
1 - En primer lugar debemos escribir la Fecha y el lugar desde dónde se escribe.
2 - Numeración del expediente que corresponda según el modelo de carta. Con las siglas de la oficina y el año de expedición.
3 - El organismo o destinatario que recibe la carta. Ya sea una persona o una institución.
4 - Asunto a tratar, explicado de forma breve y concisa.
5 - Texto explicativo en el que podemos extendernos en texto y optar por frases más complejas o explicaciones que requieran de mayor tiempo de exposición.
6 - Despedida Cordial. Un saludo cordial
7 - Firma a mano y con bolígrafo.
• Constancia
Es un documento cuyo fin es probar un hecho realizado, expedido por autoridad competente a petición del interesado.
En el ámbito escolar es muy común que se nos solicite una constancia de estudio para realizar algunos trámites.
En el ámbito bancario se nos puede solicitar una constancia de pago para comprobar la solvencia económica.
Ejemplo de constancia
A QUIEN CORRESPONDA:
El Banco Nacional del Ahorro, S.A. Sucursal Viaducto, hace constar que el Ing. MARIO CORDERA PASTOR, es cliente de este Banco desde hace veinte años, a quien se le han otorgado en diferentes ocasiones créditos hasta por $500,000.00, los cuales ha solventado a plena satisfacción de esta Institución.
La presente se extiende a petición del interesado a los veinte días del mes de noviembre de .............
EL DIRECTOR DE ATENCIÓN A CLIENTES CP.
CLODOMIRO BAUTISTA SANTANDER
• Circular
Suele ocurrir en ciertas ocasiones que el empresario o dueño de un negocio o comerciante tiene interés en enviar un comunicado o hacer llegar una noticia a un numero grande de personas.
Para realizar esto, el contenido de la carta que reciben las personas es el mismo. Este tipo de cartas recibe el nombre de circular o model o carta circular.
Un uso típico de un modelo carta circular es la apertura de un negocio, invitando a la inauguración, la fundación de una nueva sociedad o cualquier cambio de interés general para el resto de trabajadores.
Se aconseja redactarlos con letra manuscrita, de esta forma se transmite mejor la sensación de cercanía. Hoy en día es sencillo crear varios miles de copias de un modelo de carta donde aparezca la letra manuscrita.
Al igual que el resto de cartas, no conviene exagerar la cortesía ya que puede causar sensación de engaño o sospechas de juego sucio.
León, Gto., 2 de julio de 2008
CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE
Con fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores cambiará de diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presenteCircular, incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción.
Atentamente
EL GERENTE DE PRODUCCIÓN
ING. PANFILO G. ACOSTA JIMENEZ
DIRECCIÓN GENERAL
• Informe
Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones,sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educacion la ciencia.
• Certificado
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo anteriormente declarado, puede ser sansionado por la ley.
• Reglamento
Su dictación corresponde tradicionalmente al Poder Ejecutivo, aunque los ordenamientos jurídicos actuales reconocen potestad reglamentaria a otros órganos del Estado.
Por lo tanto, según la mayoría de la doctrina jurídica, se trata de una de las fuentes del Derecho, formando pues parte del ordenamiento jurídico. La titularidad de la potestad reglamentaria viene recogida en las constituciones. Tambien sele conoce como reglamento a la coleccionordenanda de reglas o preceptos.
• Instructivo
Escrito que contiene indicaciones muy precisas como enseñar el manejo de un aparato, realizar diversas actividades, efectuar trámites, operar maquinaria, etc.
INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICIÓN DE LICENCIAS DE CONDUCIR
1. Recibir del solicitante la Forma LC-1 debidamente requisitada, junto con el acta de nacimiento y comprobante de domicilio.
2. Abrir expediente con la documentación completa.
3. Sujetar a examen de manejo al solicitante.
4. Aplicar prueba de conocimientos del Reglamento de Tránsito.
5. Turnar el expediente al servicio médico para examen de la vista.
EN CASO DE APROBACIÓN DE LOS TRES EXAMENES:
6. Exigir comprobante de pago por derechos de $400.00
7. Tomar fotografía al solicitante.
8. Proceder al registro en el banco de datos de la Licencia con las características correspondientes.
9. Pasar a la autorización y/o firma del encargado de la Oficina de Licencias, la Licencia expedida.
10. Entregar licencia expedida al solicitante previo acuse de recibo.
11. Archivar expediente.
• Memorandum
Es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM.
EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.
Av. Vïa Memorando 45,
Col. Memorandum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900
Memorándum
Para: Mauricio del Moral , Director General
De: Luz María Durán
Asunto: Reunión de Ventas
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Saludos a UD.
Atentamente
Luz María Durán
GerenteVentas
• Acta
El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.
• Acuerdo
Es, en Derecho, una decisión tomada en común por dos o más personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.
Es, por lo tanto, la manifestación de una convergencia de voluntades con la finalidad de producir efectos jurídicos. El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos. Es válido cualquiera que sea la forma de su celebración, oral o escrita, siempre que el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto cierto, determinado, no esté fuera del comercio o sea imposible.
• Edicto
Era la forma de pronunciamiento de los magistrados romanos en cuestiones relativas a su competencia y constituye una de las principales fuentes del derecho romano. Los principales emisores de edictos eran los pretores, magistrados encargados de la administración de justicia, que eran dos: el pretor urbano encargado de los asuntos entre ciudadanos romanos y el pretor peregrino, creado en el año 242 a. C. para dirimir los asuntos entre los ciudadanos romanos y los peregrinos o extranjeros.
Los magistrados emitían el edicto al comienzo de su mandato de 1 año a modo de programa que había de regir el mismo y lo hacían público mediante su escritura en una tabla que se exponía a la vista de los ciudadanos.
• Orden del dia
En ninguna definición de la frase en los idiomas que la emplean, incluido
el español, se hace mención de un ordena seguir. Por el contrario, todas
las definiciones indican claramente que se trata de una lista que especifica
fundamentalmente con caracter de una orden los puntos a resolver y no
el orden a seguir en una sesión o junta.
Puede incluir o no esta lista una cierta secuencia según la cual deberán
tratarse los puntos que contiene, pero esta posible sucesión es
intranscendente en cuanto a que debiera determinar un cambio
semántico, pasando una orden, un mandato, a ser un orden, una
sucesión. Tanto la etimología como el uso generalizado de la expresión
indican en todos los idiomas en que se emplea que sus tres acepciones —
que además poseen un origen común— conllevan la idea de una orden
y se trata por lo tanto, en los tres casos, de la orden del día.
